Freud en Colombia: qué hace por la protección de datos y la historia clínica
Lo que piden la Ley 1581 de 2012 y las normas de historia clínica (Resoluciones 1995 de 1999, 839 de 2017 y 1644 de 2026), lo que Freud hace para cada cosa y lo que todavía no tiene.
En resumen
- ▪Protección de datos: Freud te ofrece dentro de la app el contrato de transmisión que piden la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, porque los datos se guardan en Estados Unidos.
- ▪Historia clínica: si activas las normas de Colombia, las notas se cierran 24 horas después de escribirlas o al firmarlas, las correcciones van en adendas y lo que borras se guarda 15 años (Resolución 839 de 2017).
- ▪Habilitación en el REPS: la Resolución 3100 de 2019 pide un documento firmado por un ingeniero de sistemas con tarjeta profesional vigente sobre el programa. Freud todavía no lo tiene; te da su ficha técnica de seguridad para que la revise un ingeniero de tu confianza.
- ▪Esta página dice lo que hace Freud. No es asesoría legal ni un certificado: quien responde ante la ley por la historia clínica y por los datos de sus pacientes es el profesional.
Freud es una herramienta. Esta página explica, norma por norma, qué hace Freud para ayudarte con cada una, dónde se activa y qué no hace todavía, para que decidas con la información completa.
Protección de datos: Ley 1581 de 2012
| Qué pide la norma | Qué hace Freud |
|---|---|
| Un contrato de transmisión para que una empresa de otro país trate los datos por tu cuenta (Decreto 1074 de 2015, arts. 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2) | Te lo ofrece en la app. Con él no hace falta avisar a cada paciente del envío a Freud ni pedirle su consentimiento para eso. |
| Que quien trata los datos por ti aplique tu política de tratamiento (Ley 1581, art. 18, literal f) | Aplicamos tu política de tratamiento de la información y tenemos nuestro propio manual interno. |
| Marcar los reclamos y bloquear datos (art. 18, literales g, h e i) | Puedes marcar la ficha de un paciente con «reclamo en trámite» o «información en discusión judicial», y bloquear sus datos. |
| La autorización del paciente (art. 9) | Tu página de reservas puede mostrar tu aviso con la autorización del paciente, y Freud guarda la fecha y el texto aceptado. |
| Reportar los incidentes de seguridad a la Superintendencia de Industria y Comercio | Si hay una brecha de seguridad, te avisamos en 24 horas como máximo, con lo necesario para tu reporte. |
El contrato se lee y se acepta dentro de Freud: «Privacidad y seguridad» → «Contrato de encargo del tratamiento». Lo acepta la persona titular de la cuenta y puede descargar su copia en PDF.
Historia clínica: lo que hace Freud con las normas de Colombia activadas
Las normas de historia clínica de tu país vienen apagadas. Las activa la persona titular de la cuenta en «Configuración» → «Perfil y marca» → «Normas de historia clínica de tu país». Con ellas activadas:
- •Notas que se cierran. Una nota se cierra 24 horas después de que alguien escribe en ella (nunca antes de 24 horas desde el final de la sesión) o en el momento en que la firmas. Cerrada, no se puede cambiar ni borrar: lo impide la base de datos, no solo la pantalla (Resolución 1995 de 1999, art. 18).
- •Correcciones en adendas. Sobre una nota cerrada solo se agregan adendas con fecha y autor, que tampoco se pueden editar ni borrar.
- •Firmar nota. Deja tu nombre y la hora, y cierra la nota en ese momento.
- •Archivo legal de 15 años. Si eliminas una sesión con nota, un paciente con historia o un consentimiento firmado, una copia se guarda durante 15 años (Resolución 839 de 2017, art. 3).
- •Menores de edad. El consentimiento de una persona menor de 18 años lo firma su madre, padre o representante, y queda anotado si la persona menor está de acuerdo con la atención; también puede firmar (Resolución 1644 de 2026, art. 7).
- •Plantilla de consentimiento de Colombia, con la autorización para el tratamiento de datos.
- •Antes de cerrar la cuenta, hay que descargar todos tus registros, porque conservarlos te corresponde a ti.
En todas las cuentas, con o sin las normas activadas
- •Quién abrió cada ficha. Botón «Accesos» en la ficha del paciente: quién la abrió, quién abrió sus sesiones y quién descargó su historia, con día y hora. No se puede editar ni borrar. Lo ven la persona titular y los administradores.
- •La historia completa de cada paciente. En PDF o Excel, con sus notas, adendas, consentimientos y evaluaciones. Con «Incluir archivos adjuntos», en un .zip con todos sus archivos, ordenados por sesión.
- •Versiones de cada nota. «Versiones» guarda el texto anterior de una nota cuando la cambias, para ver qué decía antes.
- •Pacientes eliminados, 15 años bloqueados. Un paciente que eliminas se oculta y se bloquea para todo el equipo durante 15 años desde su última sesión, y después se borra (Resolución 839 de 2017).
- •Datos cifrados. Viajan cifrados (HTTPS) y se guardan cifrados en Estados Unidos, en servidores de Amazon Web Services que usa nuestro proveedor Supabase, con copias de seguridad diarias.
- •Verificación en dos pasos. Opcional, con una app de códigos en el celular: «Configuración» → «Seguridad».
- •Sin venta ni publicidad. Freud no vende los datos de tus pacientes ni los usa para publicidad o para entrenar inteligencia artificial.
Lo que Freud todavía no tiene en Colombia
- •El documento firmado por un ingeniero de sistemas. Para cualquier historia clínica electrónica, presencial u online, la Resolución 3100 de 2019 pide un documento firmado por un ingeniero de sistemas con tarjeta profesional vigente que certifique el programa; si inscribes telemedicina, se entrega con el trámite. Freud no tiene hoy ese documento. Te damos la ficha técnica de seguridad, con lo que ese ingeniero necesita revisar; la norma no exige que sea un ingeniero de Freud.
- •El Resumen Digital de Atención (RDA). Freud no está conectado con la interoperabilidad de la historia clínica (IHCE) ni envía el RDA al Ministerio de Salud (Resoluciones 866 de 2021 y 1888 de 2025).
- •Hora Legal y firma digital certificadas. La hora de los registros es la del servidor, sin sincronización certificada con la Hora Legal de Colombia, y la firma no es una firma digital certificada.
- •Videollamadas. Freud no hace videollamadas: la plataforma de video la eliges tú.
- •Campos colombianos en la ficha. La ficha del paciente no trae los tipos de documento CC, TI o RC, ni la EPS o el estado civil. Los puedes añadir tú en «Campos y tests».
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar Freud para habilitarme o inscribirme en el REPS?+
Quien se habilita es el profesional, no el programa. La Resolución 3100 de 2019 pide, para la historia clínica electrónica, un documento firmado por un ingeniero de sistemas con tarjeta profesional vigente que certifique el programa, y para inscribir telemedicina ese documento se entrega con el trámite. Freud no tiene hoy ese documento firmado por un ingeniero colombiano. Lo que sí te damos es la ficha técnica de seguridad, con la información técnica que ese ingeniero necesita revisar; puede ser un ingeniero de tu confianza. Pídela por WhatsApp desde «Privacidad y seguridad».
¿Tengo que pedirle permiso a cada paciente para usar Freud?+
Para el envío de sus datos a Freud, no: con el contrato de transmisión no hace falta avisarle ni pedirle su consentimiento para eso (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.5.1). Su autorización para que tú trates sus datos sigue siendo necesaria, como siempre (Ley 1581, art. 9).
¿Dónde se guardan los datos?+
En Estados Unidos, en servidores de Amazon Web Services en California que usa nuestro proveedor Supabase. No hay servidores de Freud en Colombia; por eso existe el contrato de transmisión.
¿Se puede cambiar una nota después de guardarla?+
Con las normas de Colombia activadas, durante 24 horas después de escribirla, o hasta que la firmas. Después solo se agregan adendas. Sin las normas activadas, la nota se puede cambiar siempre, y «Versiones» guarda sus textos anteriores.
Fuentes
- Ley 1581 de 2012, protección de datos personales — Función Pública
- Resolución 1995 de 1999, manejo de la historia clínica — MinSalud
- Resolución 839 de 2017, conservación de la historia clínica — Normograma INVIMA
- Resolución 3100 de 2019, habilitación de servicios de salud — MinSalud
- Resolución 1644 de 2026, telesalud y telemedicina — MinSalud
Última revisión: 11 de noviembre de 2026. Esta página es contenido informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico o fiscal profesional.
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