Protección de datos para psicólogos en Colombia: Ley 1581, Ley 1090 e historia clínica
Veinte años de conservación, el plazo más largo de la región, más un deber de confidencialidad que para los psicólogos tiene ley propia: la 1090 de 2006.
Respuesta corta
- ▪La historia clínica se conserva 20 años desde la fecha de la última atención, según la Resolución 839 de 2017, que modificó los tiempos de la Resolución 1995 de 1999.
- ▪Ese plazo se estructura en cinco años en archivo de gestión y quince en archivo central.
- ▪La historia clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, conforme a la Resolución 1995 de 1999.
- ▪La Ley 1581 de 2012 regula el habeas data y clasifica los datos de salud como datos sensibles.
- ▪La Ley 1090 de 2006 establece el deber de confidencialidad específico del psicólogo sobre la información obtenida en el ejercicio profesional.
- ▪El acceso a la historia clínica está limitado al paciente, al equipo de salud que lo atiende y a las autoridades en los casos previstos por ley.
Colombia tiene el plazo de conservación más largo de los cinco países que cubrimos en estas guías, y además un cuerpo normativo repartido entre varias normas que rara vez se leen juntas.
Por un lado está la regulación de la historia clínica: la Resolución 1995 de 1999 la define como documento privado, obligatorio y sometido a reserva, y la Resolución 839 de 2017 fijó los tiempos de retención vigentes. Por otro está el marco general de protección de datos de la Ley 1581 de 2012, con el habeas data y la categoría de datos sensibles. Y por encima de ambos, para el psicólogo, la Ley 1090 de 2006, que regula el ejercicio de la profesión y su deber de confidencialidad.
Retención de la historia clínica
| Etapa | Duración | Qué significa |
|---|---|---|
| Archivo de gestión | 5 años | Desde la última atención. Es el archivo de consulta frecuente, con acceso ágil para el profesional. |
| Archivo central | 15 años | Custodia posterior. La historia deja de consultarse a diario pero sigue siendo recuperable. |
| Total | 20 años | Contados desde la fecha de la última atención al paciente. |
Tiempos de retención conforme a la Resolución 839 de 2017, que modificó los de la Resolución 1995 de 1999. Revisado en julio de 2026.
Los tres marcos que te aplican
- •Resolución 1995 de 1999 y Resolución 839 de 2017. Definen la historia clínica como documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el que se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente y los actos y procedimientos ejecutados. Fijan también los tiempos de retención y la obligación de custodia.
- •Ley 1581 de 2012, habeas data. Marco general de protección de datos personales. Clasifica los datos de salud como sensibles, exige autorización previa e informada del titular y reconoce sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir.
- •Ley 1090 de 2006, ejercicio de la psicología. Establece como obligación básica del psicólogo la confidencialidad de la información obtenida de las personas en el desarrollo de su trabajo. Es una capa adicional y específica sobre las anteriores.
Veinte años es mucho tiempo para un archivo improvisado
Un plazo de dos décadas cambia el tipo de decisión que tomas sobre dónde guardas la información. No se trata solo de tener espacio: se trata de poder abrir y leer esos archivos dentro de veinte años.
Eso descarta bastantes prácticas habituales. Un formato propietario de un software que quizá no exista en 2046 es un riesgo real. Un disco duro externo en un cajón también, porque su vida útil es muy inferior al plazo de conservación. Y un archivo en papel en un consultorio arrendado plantea la pregunta incómoda de qué pasa si cambias de local.
La recomendación práctica es doble: trabaja con un sistema que permita exportar la historia clínica en un formato legible sin necesidad del software original, y mantén copias en más de un lugar. La obligación de custodia es tuya y dura veinte años, muchos más de los que suele durar cualquier proveedor.
Acceso limitado, no acceso prohibido
La reserva de la historia clínica no significa que nadie pueda verla. El paciente tiene derecho de acceso, el equipo de salud que lo atiende accede en lo necesario para la atención, y las autoridades pueden requerirla en los casos previstos por la ley. Lo que no cabe es el acceso por curiosidad o por conveniencia administrativa dentro del propio centro.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos años hay que conservar la historia clínica en Colombia?+
Veinte años contados desde la fecha de la última atención, conforme a la Resolución 839 de 2017 que modificó los tiempos de retención de la Resolución 1995 de 1999. El plazo se estructura en cinco años en archivo de gestión y quince en archivo central.
¿La historia clínica en Colombia es un documento público o privado?+
Privado, obligatorio y sometido a reserva, según la Resolución 1995 de 1999. En él se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud. Su acceso está limitado y protegido por el habeas data.
¿Qué dice la Ley 1090 sobre la confidencialidad del psicólogo?+
Establece como obligación básica del psicólogo guardar la confidencialidad de la información obtenida de las personas en el desarrollo de su trabajo profesional. Es una obligación específica de la profesión, adicional al marco general de protección de datos de la Ley 1581 y a la reserva de la historia clínica.
¿Los datos de salud mental son datos sensibles en Colombia?+
Sí. La Ley 1581 de 2012 clasifica como sensibles los datos relacionados con la salud, entre otros. Su tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada del titular, con la advertencia de que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, y está sujeto a medidas de seguridad reforzadas.
¿Puedo llevar la historia clínica en formato electrónico?+
Sí, siempre que se garantice la integridad, la reserva y la disponibilidad de la información durante todo el plazo de retención. Dado que ese plazo es de veinte años, conviene asegurarse de poder exportar la historia en un formato legible sin depender del software original y de mantener copias en más de una ubicación.
Fuentes
- Resolución 1995 de 1999, normas para el manejo de la historia clínica — MinSalud
- Ley 1581 de 2012, protección de datos personales
- Ley 1090 de 2006, ejercicio de la profesión de psicología
Última revisión: 27 de julio de 2026. Esta página es contenido informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico o fiscal profesional.
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