Software para psicólogos en México: expediente clínico, agenda y cobros
El consultorio mexicano se mueve con WhatsApp, transferencias y efectivo, y arrastra un expediente clínico que la NOM-004 obliga a integrar y conservar. Freud junta las tres cosas en un solo lugar, en español y sin costo.
0 €. Sin límite de pacientes. Sin tarjeta de crédito. Sin permanencia.
Respuesta corta
- Freud es un software de gestión de consultorio para psicólogos en México y es gratuito: 0 pesos, sin límite de pacientes, citas ni usuarios y sin tarjeta de crédito.
- Incluye agenda con reserva en línea, expediente clínico digital personalizable, notas de evolución, registro de cobros, facturación y sesiones de teleconsulta desde el navegador.
- La NOM-004-SSA3-2012 obliga a integrar un expediente único y confidencial por paciente y a conservarlo un mínimo de cinco años desde el último acto médico o asistencial, según su numeral 5.4.
- En pacientes menores de edad el plazo se extiende hasta la mayoría de edad más cinco años adicionales.
- Los datos de salud mental son datos personales sensibles bajo la LFPDPPP: exigen aviso de privacidad que lo diga de forma expresa, consentimiento expreso y por escrito, y un canal para atender los derechos ARCO.
- El expediente puede llevarse en formato digital siempre que se garantice la integridad, la confidencialidad y la disponibilidad de la información durante todo el plazo de conservación.
Cómo se trabaja de verdad en un consultorio mexicano
El día a día de un psicólogo en México se parece poco al de los folletos de software. El paciente escribe por WhatsApp para agendar y también para avisar que no llega. El pago entra por transferencia el mismo día, en efectivo al terminar la sesión o, con suerte, antes de que empiece. Una parte de la consulta se atiende en línea, a veces con pacientes que viven en otro estado. Y el expediente clínico existe, pero repartido entre una libreta, una carpeta en la computadora y la memoria del terapeuta.
Ninguna de esas costumbres es un defecto que haya que corregir: son el mercado. Lo que falla es que casi ninguna herramienta las contempla juntas. O te dan una agenda que ignora WhatsApp, o un expediente que no sabe nada de los cobros, o una plataforma pensada para hospitales que exige capturar veinte campos antes de registrar una consulta.
Freud está construido para el consultorio, no para el hospital: una persona o un equipo chico, honorarios por sesión, expediente por proceso psicológico y comunicación por el canal donde el paciente sí responde. Está en español —producto y soporte—, funciona desde el navegador en computadora o celular, y no cuesta nada: cero pesos, todas las funciones, sin límite de pacientes ni tarjeta de por medio.
Lo que pide la NOM-004 y cómo se traduce en el software
La NOM-004-SSA3-2012 es de observancia obligatoria para los establecimientos de atención médica del Sistema Nacional de Salud, y eso alcanza a los consultorios privados de psicología. Esta es la lectura práctica de cada requisito.
| Requisito de la norma | Qué significa en un consultorio de psicología | Dónde vive en Freud |
|---|---|---|
| Expediente único por paciente | Un solo expediente que reúna historia clínica, notas de evolución, resultados de evaluaciones psicométricas y consentimiento informado | La ficha del paciente, con la historia, las notas de cada sesión y los archivos adjuntos en un mismo lugar. |
| Notas de evolución por sesión | Registro de cada consulta, no un resumen general al cierre del proceso | Una nota ligada a cada cita, con fecha, y visible en la línea de tiempo del paciente. |
| Conservación mínima de cinco años | Contados desde el último acto médico o asistencial, no desde que abriste el expediente: un paciente que regresa reinicia el conteo | Almacenamiento sin límite de antigüedad ni de número de expedientes, y exportación cuando la necesites. |
| Plazo ampliado en menores | Hasta la mayoría de edad y cinco años más a partir de ahí | El expediente permanece; el cálculo del plazo y su vigilancia siguen siendo tuyos. |
| Confidencialidad del expediente | Acceso limitado, en línea con el secreto profesional del psicólogo | Acceso por credenciales propias, cifrado AES-256 y roles diferenciados cuando trabajas con más gente. |
| Documentar el consentimiento informado | Forma parte del expediente y debe poder acreditarse, no es un trámite suelto | Se adjunta firmado dentro del expediente del paciente y queda archivado con el resto. |
Lectura orientativa e informativa, no asesoría jurídica. El detalle normativo está en nuestra guía de protección de datos para psicólogos en México.
Datos sensibles: aviso de privacidad y derechos ARCO
La LFPDPPP clasifica los datos de salud como datos personales sensibles, y esa etiqueta cambia las reglas. Para tratarlos necesitas consentimiento expreso y por escrito del titular, con firma autógrafa, firma electrónica o un mecanismo de autenticación equivalente. El consentimiento tácito, que basta para otros tratamientos, aquí no alcanza.
También necesitas un aviso de privacidad claro, accesible y previo al tratamiento, que te identifique como responsable, diga qué datos recabas y para qué finalidades, y mencione de forma expresa que tratas datos personales sensibles. Sin aviso de privacidad no hay consentimiento válido, por más firmas que junte tu carpeta. Y hace falta un canal designado y un procedimiento para atender los derechos ARCO —acceso, rectificación, cancelación y oposición— en los plazos legales.
Nada de eso lo redacta un software, y desconfía de quien te lo prometa. Lo que Freud aporta es la otra mitad: medidas de seguridad técnicas que puedas documentar, acceso identificado por usuario, cifrado, copias de seguridad y la capacidad de localizar y exportar el expediente completo de un paciente cuando ejerza su derecho de acceso. Que la solicitud llegue un martes y puedas atenderla el mismo martes depende de cómo tengas guardada la información.
Cancelación de datos frente a conservación del expediente
Si un paciente ejerce su derecho de cancelación, eso no elimina tu obligación de conservar el expediente clínico durante el plazo que fija la NOM-004: las obligaciones legales de conservación operan como límite a los derechos ARCO. Lo correcto es explicárselo al paciente, atender la solicitud en lo que sí procede y dejar constancia documental de la respuesta. Borrar el expediente para complacer una solicitud puede salirte más caro que negarla con fundamento.
WhatsApp, el canal donde tu paciente sí contesta
En México casi toda la relación administrativa con el paciente pasa por ahí. Estas son las cuatro cosas que conviene resolver con criterio en lugar de improvisarlas en el chat.
Recordatorio de cita
Freud manda el recordatorio por WhatsApp con la información mínima: día y hora. Nada del motivo de consulta ni del contenido de la sesión. Es la forma más barata de reducir las ausencias sin convertir un chat en parte del expediente.
Cobro por el mismo hilo
El enlace de cobro sale por el mismo canal en el que ya estás hablando, lo que evita la fricción de pedir el pago cara a cara al terminar la sesión. Cada cobro queda registrado junto a su cita, no en la memoria de la conversación.
Confirmaciones y cambios
El reagendado es lo que más tiempo consume en un consultorio chico. Con reserva en línea el paciente elige o cambia su horario sin que tengas que negociar huecos por mensaje entre sesión y sesión.
Lo clínico se queda fuera
Un chat no es lugar para contenido clínico: no controlas quién ve el teléfono del paciente ni qué queda respaldado en la nube de un tercero. Lo que se hable en sesión se registra en el expediente, con acceso controlado y cifrado, y el chat se limita a logística.
Transferencia, efectivo y el registro que casi siempre falta
El cobro en México es mixto por naturaleza. Una parte llega por transferencia y aparece en el estado de cuenta con un concepto que no dice nada. Otra parte se cobra en efectivo y solo existe en la cabeza del terapeuta. Y hay siempre un par de sesiones al mes que quedaron pendientes de pago sin que nadie lo anotara. Al cerrar el mes, reconstruir cuánto se cobró de verdad es un ejercicio de arqueología.
El problema no es la forma de pago: es que el registro vive lejos de la agenda. Freud lo mantiene junto. Cada sesión guarda si está pagada, con qué método y en qué fecha, así que sabes en tiempo real qué falta por cobrar sin abrir la aplicación del banco ni contar billetes de memoria. Los ingresos quedan por paciente y por periodo, y se pueden exportar.
Eso sirve además para algo menos obvio: saber cuánto cobras realmente por hora trabajada. Los rangos de mercado en México son amplios —de 400 a 1.500 pesos por sesión privada, con la presencial concentrada entre 700 y 1.500 y la consulta en línea entre 450 y 900— y donde te sitúas dentro de ese rango depende de la ciudad, la formación de posgrado y la modalidad. Tener el dato propio, y no la impresión, es lo que permite ajustar honorarios con argumentos.
Ordenar el consultorio en cinco movimientos
Un orden razonable para pasar de la libreta al expediente digital sin frenar la consulta.
Arma tu agenda y abre la reserva en línea
Define horarios, duración de sesión y descansos, y sincroniza con Google Calendar si ya lo usas. Con la reserva en línea activa, el paciente elige horario disponible y dejas de negociar huecos por mensaje.
Diseña la plantilla de tu expediente
El expediente es personalizable: incluye historia clínica, notas de evolución, espacio para resultados de evaluaciones psicométricas y el consentimiento informado firmado. Configúralo una vez con los campos que de verdad usas y deja de rellenar apartados médicos ajenos a la psicología.
Captura primero a tus pacientes en curso
No intentes migrar diez años de libretas de golpe. Empieza por quienes están en proceso, y trae el histórico conforme lo necesites. La consulta no puede detenerse mientras digitalizas.
Activa recordatorios y cobros por WhatsApp
Recordatorio con día y hora, enlace de cobro por el mismo hilo, y el registro del pago pegado a la sesión. Es el cambio que más se nota en la primera semana.
Fotografía tus notas al terminar la sesión
Si escribes a mano, toma una foto de la hoja y Freud la transcribe, genera el resumen estructurado de la sesión y lee el historial del paciente para señalar patrones. Freud no graba ni transcribe el audio de la sesión: la inteligencia artificial parte de lo que tú escribiste.
Atender en línea a pacientes de otros estados
La teleconsulta dejó de ser excepción en México y hoy sostiene buena parte de la práctica privada, sobre todo hacia ciudades sin oferta especializada. Para el consultorio eso significa tres cosas: una agenda que mezcla horarios presenciales y en línea, un tarifario distinto para cada modalidad —la consulta en línea se mueve sistemáticamente por debajo de la presencial— y cobros que llegan sin que el paciente pase por la puerta.
En lo documental, atender a alguien de otro estado no cambia el estándar del expediente: la NOM-004 es una norma federal y aplica igual a la consulta que das en tu ciudad y a la que das a distancia. La nota de evolución, el consentimiento informado y el plazo de conservación son los mismos. Lo que sí conviene revisar con tu colegio o asociación profesional son los requisitos de ejercicio aplicables a tu caso, porque esa parte no la resuelve ningún software.
En Freud las sesiones en línea se gestionan desde la misma agenda que las presenciales, con su recordatorio, su registro de cobro y su nota de evolución en el mismo expediente. No hay un expediente para lo presencial y otro para lo remoto, que es exactamente lo que ocurre cuando la teleconsulta se lleva por fuera con una herramienta de videollamada y una hoja de cálculo.
Cero pesos, sin letra chica
Freud es gratuito por completo en México: todas las funciones, sin límite de pacientes, citas, notas ni usuarios, sin tarjeta de crédito, sin periodo de prueba que caduque y sin permanencia. No existe un plan superior de pago al que empujarte después. Si algún día decides irte, exportas tus expedientes y te los llevas, que es además lo que deberías hacer con cualquier proveedor antes de cerrar una cuenta: el deber de conservación es tuyo, no del software.
Preguntas frecuentes
¿Existe algún software gratis para psicólogos en México?
Freud lo es: cero pesos, con agenda, expediente clínico digital, notas de evolución, recordatorios y cobros por WhatsApp, facturación y teleconsulta incluidos. No hay límite de pacientes ni de usuarios, no se pide tarjeta y no hay plan de pago por encima. Producto y soporte están en español y funciona desde el navegador en computadora o celular.
¿La NOM-004 aplica a mi consultorio privado de psicología?
Sí. La NOM-004-SSA3-2012 es de observancia obligatoria para los establecimientos de atención médica del Sistema Nacional de Salud, y eso incluye a los consultorios privados de psicología. En la práctica te obliga a integrar un expediente único y confidencial por paciente, con historia clínica, notas de evolución, resultados de las evaluaciones que apliques y el consentimiento informado documentado.
¿Cuánto tiempo debo conservar el expediente clínico?
Un mínimo de cinco años contados a partir del último acto médico o asistencial, conforme al numeral 5.4 de la NOM-004-SSA3-2012. El error frecuente es contar desde la apertura del expediente: un paciente que regresa reinicia el conteo. En menores de edad el plazo se extiende hasta que cumplan la mayoría de edad más cinco años adicionales.
¿Puedo llevar el expediente clínico en digital en lugar de en papel?
Sí, siempre que garantices la integridad, la confidencialidad y la disponibilidad de la información durante todo el plazo de conservación. Lo importante es poder recuperar y leer el expediente completo en cualquier momento de esos años, con medidas de seguridad proporcionadas al carácter sensible de los datos. Guarda además una copia propia exportada, sin depender de un solo proveedor.
¿Es seguro usar WhatsApp con mis pacientes?
Para logística de citas es el canal habitual en México y funciona bien si limitas la información al mínimo: día y hora, sin motivo de consulta. Lo que no conviene es tratar contenido clínico por ahí, porque no controlas quién ve el teléfono del paciente. Freud usa WhatsApp para recordatorios y enlaces de cobro, y mantiene el expediente aparte, cifrado y con acceso por credenciales.
¿Cómo llevo el control de cobros si me pagan en efectivo y por transferencia?
Registrando el cobro junto a la sesión en lugar de en el estado de cuenta. Cada cita guarda si está pagada, con qué método y en qué fecha, así que ves lo pendiente sin abrir la app del banco ni reconstruir de memoria el efectivo del mes. Después puedes exportar los ingresos por paciente y por periodo para tu contabilidad o tu declaración.
¿Sirve para dar consulta en línea a pacientes de otro estado?
Sí. Las sesiones en línea se agendan, cobran y documentan en el mismo lugar que las presenciales, con su nota de evolución dentro del mismo expediente. El estándar documental no cambia por atender a distancia, porque la NOM-004 es federal. Los requisitos de ejercicio profesional aplicables a tu situación conviene consultarlos con tu colegio o asociación.
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Expediente clínico, agenda con reserva en línea, recordatorios y cobros por WhatsApp y teleconsulta, en español y con cifrado AES-256. Cero pesos, sin límite de pacientes y sin tarjeta.
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