Software para psicólogos en España, gratis y pensado para la consulta privada
Colegiación, RGPD, LOPDGDD, historia clínica que hay que conservar años y facturas de un servicio sanitario exento de IVA. La consulta privada española tiene su propio papeleo, y este es el software que lo sostiene sin cobrarte nada.
0 €. Sin límite de pacientes. Sin tarjeta de crédito. Sin permanencia.
Respuesta corta
- Freud es un software de gestión para psicólogos que funciona en España y es gratuito: 0 €, sin límite de pacientes, citas ni usuarios, y sin tarjeta de crédito.
- Cubre agenda con reserva online, historia clínica digital personalizable, notas de sesión, facturación, registro de cobros y sesiones de telepsicología desde el navegador.
- Los datos de salud mental son categoría especial bajo el RGPD, así que un psicólogo colegiado en España necesita registro de actividades de tratamiento aunque trabaje solo, y contrato de encargado del tratamiento con cada proveedor que toque datos de pacientes.
- La Ley 41/2002, en su artículo 17, obliga a conservar la historia clínica un mínimo de cinco años desde el alta de cada proceso asistencial, y varias comunidades autónomas amplían ese plazo.
- Ningún software te hace cumplir el RGPD por sí solo: aporta cifrado, control de acceso y trazabilidad, pero el registro de actividades, la cláusula informativa y los consentimientos siguen siendo tuyos como responsable del tratamiento.
- La asistencia sanitaria prestada por un profesional sanitario está exenta de IVA en España, y eso cambia cómo se emite y se numera una factura de psicología.
Lo que un psicólogo español gestiona además de la terapia
Un psicólogo con consulta privada en España no solo lleva casos. Lleva un número de colegiado que tiene que aparecer donde corresponde, una historia clínica que la ley le obliga a conservar años después del alta, un registro de actividades de tratamiento que la mayoría no sabe que le aplica, facturas de un servicio sanitario que no lleva IVA, y una relación con al menos tres o cuatro proveedores que ven datos de pacientes sin que nadie haya firmado nada con ellos.
Casi todas las herramientas de gestión de consulta se diseñan pensando en la agenda y en poco más. La agenda es la parte fácil. Lo que hunde las tardes de un profesional colegiado es el resto: reconstruir qué se habló hace ocho meses porque el paciente vuelve, buscar una factura para la declaración trimestral o decidir qué hacer cuando alguien pide que borres su historia.
Freud está construido para esa consulta concreta: la de una persona colegiada que atiende en privado, cobra por sesión y no tiene administrativo. Es gratis en su totalidad, no como una versión reducida de un plan de pago. No hay plan superior, ni límite de pacientes, ni permanencia, ni tarjeta que introducir para empezar.
Obligaciones de protección de datos y qué parte cubre el software
Las obligaciones reales de un psicólogo colegiado en España frente a lo que un software puede y no puede hacer por ti. La columna de la derecha es la que suele omitirse en las páginas de producto.
| Obligación | Qué cubre Freud | Qué sigue siendo tuyo |
|---|---|---|
| Registro de actividades de tratamiento | Nada: es un documento tuyo | Redactarlo y mantenerlo. La exención para organizaciones pequeñas decae al tratar datos de categoría especial, así que te aplica aunque trabajes solo. |
| Base legal del tratamiento | Nada: es una decisión jurídica | Identificar la asistencia sanitaria como base para la historia clínica, y reservar el consentimiento para lo que no es asistencia. |
| Información al paciente | Espacio para adjuntar y archivar el documento firmado en cada ficha | Redactar la cláusula informativa y acreditar que el paciente la recibió antes de empezar. |
| Contrato de encargado del tratamiento | Freud es un encargado y debe firmarlo contigo | Pedirlo, leerlo y guardarlo. Y hacer lo mismo con la plataforma de videollamada, la gestoría y el servicio de copias. |
| Medidas de seguridad proporcionadas al riesgo | Cifrado AES-256, control de acceso, copias de seguridad y acceso por navegador con credenciales propias | Contraseñas robustas, bloqueo del equipo, no compartir sesión y revisar quién tiene acceso. |
| Derechos del paciente (ARCO-POL) | Acceso a la ficha completa y exportación de la documentación cuando la pidas | Atender la solicitud en plazo, documentar la respuesta y explicar los límites cuando exista obligación legal de conservar. |
| Conservación de la historia clínica | Almacenamiento sin límite de pacientes ni de antigüedad, y exportación en cualquier momento | Calcular el plazo, vigilar la norma de tu comunidad autónoma y guardar copia propia antes de cerrar cualquier cuenta. |
| Brecha de seguridad | Aviso desde el proveedor si el incidente ocurre en su lado | Notificar a la AEPD en 72 horas cuando proceda e informar al paciente si el riesgo es alto. |
Cuadro orientativo para consulta privada de psicología en España, informativo y no asesoramiento jurídico. El detalle está en la guía de RGPD para psicólogos.
Cinco años es el suelo, no el techo
El artículo 17 de la Ley 41/2002 fija un mínimo de cinco años de conservación de la historia clínica, contados desde el alta de cada proceso asistencial. La confusión más frecuente es contar desde que abriste la historia: no es así. Un paciente que vuelve tres años después reinicia el reloj, algo que en psicología pasa constantemente porque los procesos se retoman.
Ese es además el suelo estatal. Varias comunidades autónomas han legislado plazos más largos: Cataluña y Navarra, por ejemplo, extienden la conservación de determinada documentación hasta veinte años desde el fallecimiento del paciente. En la práctica, un psicólogo colegiado tiene que mirar dos normas, la estatal y la de su comunidad, y encima el criterio deontológico de su colegio, que en psicología suele recomendar plazos superiores al mínimo legal.
La ley no exige conservar el formato original: basta con garantizar la autenticidad, la integridad y la legibilidad del documento, y eso es lo que permite pasar tus carpetas de papel a digital. Como guardar una historia clínica digital diez años más no cuesta prácticamente nada, la regla sensata es aplicar el plazo más largo que te afecte y dejar de llevar la cuenta.
Lo primero que deberías pedir a cualquier proveedor
Antes de meter un solo paciente en cualquier herramienta, pide tres cosas: el contrato de encargado del tratamiento, la lista de subencargados y la ubicación de los servidores. Si hay transferencias fuera del Espacio Económico Europeo, pregunta qué garantías las amparan. Un proveedor serio te lo entrega sin discutir; que no lo tenga preparado ya es información suficiente para descartarlo.
De cero a la primera sesión registrada
El orden que recomendamos para una consulta individual que arranca hoy. No hace falta migrar nada de golpe: se puede empezar por los pacientes activos y traer el histórico cuando toque.
Crea tu cuenta y configura tu agenda
Defines duración de sesión, horarios de atención y descansos. Si ya trabajas con Google Calendar, se sincroniza, así que dejas de llevar dos calendarios que se contradicen. Desde ahí puedes abrir la reserva online para que el paciente elija hueco sin escribirte.
Adapta la plantilla de historia clínica a tu forma de trabajar
La historia clínica es personalizable: si trabajas con un modelo de formulación concreto, defines los campos que usas de verdad en lugar de rellenar apartados médicos que no te dicen nada. Aquí también archivas la cláusula informativa y el consentimiento firmado de cada paciente.
Da de alta a tus pacientes activos
Empieza por los que tienes en curso. Cada ficha reúne datos de contacto, historia, notas de sesión, adjuntos y métricas de evolución, así que dejas de saltar entre el cuaderno, el móvil y la carpeta del ordenador.
Activa recordatorios de cita
Los recordatorios salen por WhatsApp, que es el canal donde el paciente español responde de verdad. Manda solo fecha y hora, sin detalles del motivo de consulta: el recordatorio no es sitio para información clínica.
Sube la foto de tus notas manuscritas
Si tomas notas a mano durante la sesión, fotografías la hoja y Freud la transcribe, genera un resumen estructurado y contrasta lo escrito con la historia del paciente para señalar patrones. No graba ni transcribe el audio de la sesión: la IA parte de lo que tú ya escribiste.
Emite tu primera factura desde la propia sesión
La factura sale del registro de la cita, con lo que el cobro queda enlazado al paciente y a la fecha. Al llegar el trimestre no tienes que reconstruir nada.
Colegiación, ejercicio privado y lo que el software no decide por ti
En España el ejercicio de la psicología clínica y sanitaria se organiza alrededor de la colegiación: el Consejo General de la Psicología de España agrupa a los colegios oficiales, y el que te vincula en el día a día es el de tu comunidad autónoma, que es también quien resuelve tus dudas deontológicas y quien tramita las quejas. Cuando aparece un caso difícil —un requerimiento judicial, un familiar que pide información, una duda sobre hasta dónde llega el secreto— el interlocutor natural es tu colegio, no el manual de un programa.
Un software puede ayudarte a que la documentación esté ordenada y sea recuperable cuando llegue ese momento, y eso no es poco: no es lo mismo localizar en dos minutos lo pertinente que revolver cuadernos. Pero la decisión de qué se aporta y hasta dónde es profesional y tuya.
Lo mismo vale para el criterio de conservación, para el consentimiento informado clínico y para cualquier valoración de riesgo. Freud está construido para ayudarte a cumplir el RGPD, la LOPDGDD y la normativa sanitaria española; no garantiza tu cumplimiento, y desconfía de cualquier herramienta que te lo prometa.
Facturar como psicólogo autónomo en España
Cuatro particularidades de la facturación de un servicio sanitario que conviene tener resueltas antes de la primera declaración trimestral.
La sesión de psicología suele ir exenta de IVA
La asistencia sanitaria prestada por profesionales sanitarios está exenta, así que la factura de una sesión clínica normalmente no lleva IVA y conviene que lo indique de forma expresa. Ojo, porque no todo lo que factura un psicólogo es asistencia: la formación, los peritajes o el trabajo para empresas pueden tener otro tratamiento, y esa distinción la resuelve tu asesor fiscal, no un programa.
Numeración correlativa y sin huecos
Las facturas tienen que llevar una serie ordenada y sin saltos. Emitirlas desde la propia sesión es la forma más simple de que la numeración no se rompa, que es exactamente lo que pasa cuando se emiten a mano en una hoja de cálculo y se borra una por error.
Retención de IRPF cuando el cliente la practica
Al facturar a un particular no hay retención; al facturar a una empresa, a una mutua o a otro profesional, puede haberla. Registrar cada factura con su condición desde el principio evita rehacer el trimestre entero en abril.
Cobro y factura tienen que cuadrar
Freud registra el cobro junto a la sesión y permite enviar el enlace de pago por WhatsApp, de modo que sabes en todo momento qué está pagado y qué no. Los impagos silenciosos de la consulta privada aparecen casi siempre porque nadie lleva esa cuenta en el mismo sitio que la agenda.
Notas con inteligencia artificial que no escuchan la sesión
Cada vez más herramientas para psicólogos ofrecen grabar la sesión y transcribirla automáticamente. Es potente, y también es el tratamiento de datos más invasivo que puedes introducir en tu consulta: pasar de conservar tus notas a conservar la voz literal del paciente cambia la naturaleza del riesgo, exige consentimiento explícito y por escrito, y es justo el tipo de cambio que hace conveniente plantearse una evaluación de impacto.
Freud hace lo contrario, deliberadamente. No graba ni transcribe el audio de la sesión. Lo que hace es partir de tus notas: fotografías la hoja manuscrita al terminar, y el sistema la transcribe, produce un resumen estructurado de la sesión y lee la historia del paciente para señalar patrones que se repiten entre sesiones. El material de partida sigue siendo lo que tú decidiste escribir.
La diferencia práctica es que sigues tomando notas a mano, mirando al paciente y no a una pantalla, pero dejas de perder los veinte minutos posteriores pasándolas a limpio. La diferencia jurídica es que no incorporas a tu consulta una grabación de voz que después habría que custodiar y justificar.
Por qué cuesta 0 €
Freud es gratuito en su totalidad: todas las funciones, sin límite de pacientes, citas, notas ni usuarios, sin tarjeta y sin permanencia. No hay un plan de pago escondido más adelante ni una prueba que caduque. Y si algún día decides irte, exportas tu documentación clínica y te la llevas.
Preguntas frecuentes
¿Hay algún software de gestión para psicólogos gratis en España?
Freud lo es: 0 €, con agenda, historia clínica, notas, facturación y telepsicología incluidas, sin límite de pacientes ni de usuarios y sin tarjeta de crédito. No es una versión reducida ni una prueba temporal, porque no existe un plan de pago por encima. Está en español, funciona desde el navegador y soporta la práctica de una consulta privada española completa.
¿Un psicólogo autónomo necesita registro de actividades de tratamiento?
Sí. Mucha gente cree estar exenta por tener menos de 250 empleados, pero esa exención decae cuando se tratan datos de categorías especiales, y la salud mental lo es. Es un documento interno que describe qué datos tratas, para qué, cuánto los conservas y a quién se los comunicas. No se presenta ante nadie, pero debes tenerlo y poder mostrarlo si la AEPD lo pide.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar la historia clínica de mis pacientes?
Un mínimo de cinco años desde el alta de cada proceso asistencial, según el artículo 17 de la Ley 41/2002. Varias comunidades autónomas amplían el plazo: Cataluña y Navarra llegan a veinte años desde el fallecimiento para determinada documentación. Es un mínimo, no un máximo, y el cómputo se reinicia si el paciente retoma la terapia. Lo tienes desglosado en nuestra guía de plazos de conservación.
¿Puedo cambiar mis historias clínicas de papel a digital y tirar el papel?
En España sí, siempre que la digitalización garantice la autenticidad, la integridad y la legibilidad del documento, porque la ley no exige conservar el formato original. Conviene documentar cómo hiciste la digitalización y comprobar que el resultado es legible antes de destruir nada. Una vez digitalizado, el archivo deja de ocupar espacio físico y sigue siendo recuperable durante todo el plazo.
¿Necesito firmar algo con el proveedor del software?
Sí: un contrato de encargado del tratamiento, con las garantías que exige el RGPD. Aplica a cualquier proveedor que toque datos de pacientes, no solo al software de gestión: también la plataforma de videollamada, el servicio de copias de seguridad y la gestoría que ve tus facturas con nombres de pacientes. Pídelo antes de dar de alta al primer paciente, no después.
¿La factura de una sesión de psicología lleva IVA?
La asistencia sanitaria prestada por profesionales sanitarios está exenta de IVA en España, de modo que la factura de una sesión clínica normalmente no lo repercute y conviene indicar la exención en el documento. No todo lo que factura un psicólogo entra en ese supuesto: formación, peritajes o servicios a empresas pueden tributar de otra forma. Consúltalo con tu asesor fiscal para tu caso concreto.
¿Puedo usar WhatsApp con mis pacientes para las citas?
Es el canal habitual en España para recordatorios y gestión de citas, y conviene informar al paciente y recabar su conformidad para usarlo. Lo desaconsejable es tratar contenido clínico por ahí. Freud manda los recordatorios y los enlaces de cobro por WhatsApp con la información mínima —fecha y hora—, mientras la parte clínica se queda dentro de la historia, cifrada y con acceso controlado.
¿Freud me garantiza el cumplimiento del RGPD?
No, y ninguna herramienta puede hacerlo. El software aporta cifrado, control de acceso, copias de seguridad, trazabilidad y el contrato de encargado del tratamiento, que es una parte importante. Pero el registro de actividades, la cláusula informativa, los consentimientos específicos y el procedimiento ante brechas son tuyos como responsable. Desconfía de cualquier proveedor que venda cumplimiento garantizado o certificaciones que no existen.
Monta tu consulta hoy, sin pagar nada
Agenda, historia clínica, notas de sesión, facturación y telepsicología en español, con cifrado AES-256 y copias de seguridad. Gratis de verdad: sin límite de pacientes, sin tarjeta y sin permanencia.
Empezar gratis