Digitalizar historias clínicas en papel: qué permite la ley en cada país
En los ocho países que cubrimos puedes llevar la historia clínica en formato electrónico. Lo que casi ninguno permite de forma expresa es escanear el papel y destruirlo. País por país, qué exige la norma y qué hacer con los archivos antiguos.
Respuesta corta
- ▪Los ocho países admiten la historia clínica en soporte electrónico siempre que se garanticen su integridad, su autenticidad, la identificación de quien escribe y el control de accesos.
- ▪Solo Uruguay prevé de forma expresa sustituir el procedimiento de conservación del papel por el escaneo u otra tecnología informática (Decreto 355/982, art. 11, redacción del Decreto 37/005).
- ▪España permite conservar la documentación clínica «aunque no necesariamente en el soporte original» (Ley 41/2002, art. 17.1), pero ninguna norma estatal dice expresamente que el papel escaneado pueda destruirse.
- ▪En México, Argentina, Chile, Colombia, Perú y Ecuador no hemos encontrado ninguna norma sanitaria que autorice destruir el papel después de escanearlo: lo prudente es conservar los originales durante el plazo legal.
- ▪En Argentina y Chile, la destrucción solo está prevista al terminar el plazo de conservación —10 y 15 años— y con procedimiento: aviso al paciente con seis meses de antelación en Argentina, acta ante notario para el prestador individual en Chile.
- ▪Un escaneo simple no equivale a una copia auténtica: los consentimientos informados firmados en papel son lo primero que conviene conservar en original.
Casi todo psicólogo con unos años de consulta tiene el mismo problema: cajas de historias clínicas en papel que ocupan sitio, que hay que custodiar bajo llave durante años y que no se pueden consultar desde ningún otro lugar. La solución parece obvia —escanear y tirar—, y es justo la parte que la normativa de casi ningún país resuelve.
Esta guía separa las dos preguntas que suelen mezclarse. La primera, si puedes llevar la historia clínica en digital a partir de ahora: sí, en todos los países, con requisitos. La segunda, si puedes digitalizar las historias antiguas y destruir el papel: solo hay una norma que lo prevé de forma expresa. Cada afirmación cita el artículo, y los plazos de conservación de cada país están en cuánto tiempo hay que conservar la historia clínica.
Es información general, no asesoramiento jurídico. Si vas a destruir documentación, consúltalo antes con tu colegio o con un abogado.
País por país: historia electrónica y destrucción del papel
| País | ¿Historia clínica electrónica? | ¿Destruir el papel tras escanearlo? | Norma |
|---|---|---|---|
| España | Sí, en cualquier soporte que garantice seguridad, conservación, recuperación y autenticidad de los cambios | Se puede conservar «no necesariamente en el soporte original», pero ninguna norma estatal autoriza expresamente la destrucción | Ley 41/2002, arts. 14.2, 14.3 y 17.1 |
| México | Sí, de forma optativa; si se usa un sistema electrónico, la NOM-024 exige trazabilidad y firma electrónica avanzada | No establecido: la NOM-151 remite a la normativa del sector, y la NOM-004 no regula la destrucción | NOM-004-SSA3-2012, numerales 5.4 y 5.12; NOM-024-SSA3-2012 |
| Argentina | Sí, con integridad, autenticidad, inalterabilidad, perdurabilidad y recuperabilidad, y firma digital | Solo al terminar los 10 años, con aviso al paciente seis meses antes; antes, no resuelto | Ley 26.529, arts. 13 y 18; Decreto 1089/2012, arts. 13 y 18 |
| Chile | Sí, electrónica, en papel o en otro soporte, con acceso, conservación, confidencialidad y autenticidad | Solo tras 15 años desde la última anotación; el prestador individual protocoliza el acta ante notario | Ley 20.584, arts. 12 y 13; Decreto 41/2012, arts. 8, 9, 11 y 12 |
| Colombia | Sí, con medios que impidan modificar lo registrado e identifiquen autor, fecha y hora | Ninguna norma sanitaria lo autoriza; la eliminación tras 15 años exige acta e inventario | Resolución 1995 de 1999, art. 18; Resolución 839 de 2017, arts. 3 y 5; Ley 2015 de 2020 |
| Perú | Sí, refrendada con firma digital | Solo por la vía de las microformas con fedatario; un escaneo simple no tiene valor de sustituto | NTS 139-MINSA/2018; Ley 27269 |
| Ecuador | Sí, con firma electrónica de una entidad acreditada y claves de acceso personales | No hemos encontrado una norma que lo regule | Acuerdo Ministerial 5216, arts. 8 y 15; Acuerdo Ministerial 0009-2017 |
| Uruguay | Sí, autenticada con firma electrónica; obligatoria para los prestadores de salud | Sí: el escaneo puede sustituir el procedimiento del papel, aunque el texto no aclara si adelanta los plazos | Decreto 355/982, art. 11; Decreto 274/010, art. 34; Ley 18.335, art. 19 |
Revisado el 2 de noviembre de 2026 sobre los textos oficiales (BOE, DOF, InfoLEG, BCN, Ministerio de Salud de Colombia, Minsa, MSP de Ecuador e IMPO). En Colombia hay en trámite un proyecto de resolución que derogaría las resoluciones 1995 de 1999 y 839 de 2017: comprueba si se ha publicado.
España: «no necesariamente en el soporte original»
La Ley 41/2002 es la más abierta de las ocho. Su artículo 14.2 permite archivar la historia clínica en «papel, audiovisual, informático o de otro tipo», siempre que queden garantizadas su seguridad, su correcta conservación y la recuperación de la información, y el 14.3 exige mecanismos que aseguren la autenticidad del contenido y de los cambios. El 17.1 añade que la documentación se conserve «aunque no necesariamente en el soporte original» durante al menos cinco años desde el alta de cada proceso. Y el 17.5 hace responsable de la custodia al profesional que trabaja de forma individual.
Eso permite conservar solo la versión digital, pero no convierte un escaneo en una copia auténtica. Las normas autonómicas que lo desarrollan, como la Ley 21/2000 de Cataluña (art. 12) o el Decreto 38/2012 del País Vasco (art. 19), piden que el traslado de soporte garantice la inalterabilidad, la autenticidad y la perdurabilidad, y en el País Vasco el expurgo necesita aprobación previa. Si un día hay una reclamación, el documento que más pesa es el consentimiento firmado, así que es el último que conviene destruir.
Uruguay: la única norma que prevé el escaneo
El Decreto 355/982, en la redacción del Decreto 37/005, considera pasiva la historia que lleva dos años sin anotaciones y permite destruirla al menos tres años después, conservando una ficha resumen que no se destruye nunca. Su artículo 11 dice que ese procedimiento «podrá sustituirse por el de la microfilmación, fotodigital, escaneo u otro procedimiento de tecnología informática», y el Decreto 274/010 (art. 34) confirma que la historia en papel puede destruirse siguiendo ese decreto.
Dos matices. El texto no aclara si el escaneo permite destruir el papel antes de esos cinco años o solo sustituye la ficha resumen, y el decreto se dirige a instituciones de asistencia médica, por lo que aplicarlo a un consultorio individual es una interpretación por analogía. Lo explicamos con más detalle en protección de datos para psicólogos en Uruguay.
Cómo digitalizar tu archivo sin perder valor legal
- 1Empieza por lo nuevo, no por lo viejo. Pasar a historia electrónica desde hoy está permitido en todos los países. Es lo que más tiempo ahorra y no plantea ninguna duda legal.
- 2Haz inventario del archivo en papel. Por paciente, con la fecha de la última anotación. Esa fecha decide cuándo termina el plazo de conservación de cada historia.
- 3Escanea a PDF con texto buscable y comprueba cada archivo. Una historia mal escaneada, con páginas que faltan o ilegibles, no sirve como copia. Nombra los archivos con un código de expediente, no con el nombre del paciente.
- 4Protege la copia digital. Acceso con contraseña personal, cifrado, registro de quién consulta cada historia y copia de seguridad fuera del equipo. Son los requisitos que repiten casi todas las normas.
- 5Conserva el papel hasta que termine el plazo. Salvo en Uruguay, y con sus matices, mantén los originales durante el plazo legal de tu país, empezando por los consentimientos firmados. Cuando venza, destruye siguiendo el procedimiento que marque tu norma y deja constancia escrita.
Historia clínica nueva frente a archivo escaneado
Un PDF escaneado sirve para consultar el pasado, no para seguir escribiendo. Para las historias activas, lo práctico es abrir una historia electrónica nueva y adjuntar el escaneo como antecedente. Si estás cambiando de herramienta además de soporte, el orden de las operaciones está en cómo migrar de software sin perder datos.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden escanear las historias clínicas y destruir el papel?+
Solo Uruguay lo prevé de forma expresa: el artículo 11 del Decreto 355/982 permite sustituir el procedimiento de conservación del papel por el escaneo, aunque no aclara si eso adelanta los plazos. España permite conservar la documentación «no necesariamente en el soporte original» (Ley 41/2002, art. 17.1), sin autorizar expresamente la destrucción. En México, Argentina, Chile, Colombia, Perú y Ecuador no hay una norma sanitaria que lo autorice, y lo prudente es conservar los originales durante el plazo legal.
¿Es legal llevar la historia clínica en formato digital?+
Sí, en los ocho países. Todas las normas lo admiten siempre que se garanticen la integridad y la autenticidad de lo registrado, que se identifique a quien escribe y cuándo, y que el acceso esté restringido. Argentina, Perú, Ecuador y Uruguay piden además firma digital o electrónica, y México exige firma electrónica avanzada cuando se usa un sistema electrónico de registro.
¿Qué requisitos tiene que cumplir una historia clínica electrónica?+
Los que se repiten en casi todas las normas son cinco: que no se pueda modificar lo registrado sin dejar rastro, que quede constancia de quién escribe y en qué fecha, que el acceso sea con claves personales, que haya registro de quién consulta cada historia y que existan copias de seguridad recuperables. Chile, por ejemplo, exige registrar las fechas y las personas que acceden a cada ficha (Decreto 41/2012, art. 9).
¿Cuánto tiempo hay que guardar las historias clínicas en papel?+
El mismo plazo que en digital, que cambia por país: al menos 5 años en España y México, 10 en Argentina, 15 en Chile y Colombia y 20 en Perú. En Uruguay, el Decreto 355/982 permite destruirlas como mínimo cinco años después de la última anotación, conservando una ficha resumen.
¿Un PDF escaneado tiene el mismo valor que el original?+
No necesariamente. Un escaneo simple es una copia, no una copia auténtica, y su valor como prueba depende de que se pueda garantizar que no se ha alterado. Por eso los documentos con firma manuscrita, sobre todo los consentimientos informados, son los que más conviene conservar en original.
Fuentes
- Ley 41/2002, básica reguladora de la autonomía del paciente — BOE
- Ley 21/2000 de Cataluña, art. 12 — BOE
- NOM-004-SSA3-2012, del expediente clínico — DOF
- NOM-024-SSA3-2012, sistemas de información de registro electrónico para la salud — DOF
- Ley 26.529, derechos del paciente — InfoLEG
- Decreto 1089/2012, reglamentario de la Ley 26.529 — InfoLEG
- Ley 20.584 — BCN
- Decreto 41/2012, reglamento sobre fichas clínicas — BCN
- Resolución 839 de 2017 — Colpensiones
- Ley 2015 de 2020, historia clínica electrónica interoperable — Secretaría del Senado
- NTS 139-MINSA/2018, gestión de la historia clínica
- Acuerdo Ministerial 5216, información confidencial en el SNS — MSP Ecuador
- Decreto 355/982, conservación de historias clínicas — IMPO
Última revisión: 2 de noviembre de 2026. Esta página es contenido informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico o fiscal profesional.
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