Software para gabinete psicológico: varias agendas, un solo sitio
Un gabinete de tres o cuatro psicólogos no tiene los problemas de un profesional solo multiplicados por cuatro: tiene otros. Citas que se pisan, una sala para dos, un paciente compartido y la incómoda pregunta de quién puede leer qué historia.
0 €. Sin límite de pacientes. Sin tarjeta de crédito. Sin permanencia.
Respuesta corta
- Freud sirve para gabinetes pequeños de dos a seis profesionales: los usuarios, los roles y la gestión de equipo están incluidos y son gratuitos, sin límite de cuentas.
- Cada profesional tiene su propia agenda, y todas se ven juntas, lo que evita el problema más común del gabinete: dos citas asignadas al mismo hueco o al mismo espacio físico.
- Un paciente atendido por dos profesionales del gabinete tiene una sola ficha, con lo que las derivaciones internas dejan de hacerse por mensajería y quedan registradas.
- El secreto profesional también opera dentro del equipo: compartir un gabinete no da derecho automático a leer la historia clínica de los pacientes de un compañero.
- Freud está pensado sobre todo para consulta individual y equipos pequeños. Si tu centro combina psicología con otras especialidades sanitarias o necesita permisos muy granulares, una suite clínica como Clinic Cloud encaja mejor.
- Dar de alta o de baja a un colaborador no borra el historial: las sesiones, notas y facturas registradas siguen en la ficha del paciente cuando el profesional deja el equipo.
El gabinete pequeño es una categoría propia, no una consulta grande
Hay un salto que casi nadie anticipa y que ocurre cuando entra el segundo profesional. Mientras trabajas solo, tu cabeza es la base de datos: sabes qué pacientes tienes, cuándo viene cada uno y en qué punto está el proceso. En el momento en que otra persona atiende en el mismo espacio, esa base de datos deja de funcionar, porque ya no es tuya sola y ya no es fiable para nadie más.
A partir de ahí aparecen problemas que un psicólogo autónomo nunca ha tenido. Alguien reserva un lunes a las seis en un despacho que ya estaba ocupado. Un paciente pide cambiar de profesional dentro del gabinete y nadie sabe qué se le puede contar al compañero. Al cerrar el mes hay que repartir ingresos con criterios distintos según el colaborador. Y en algún momento alguien se marcha, y su cartera queda a medias entre un cuaderno y una carpeta compartida.
Un gabinete pequeño necesita justo lo suficiente para resolver eso, y muy poco más. Las suites diseñadas para clínicas grandes traen módulos de aseguradoras, almacén y facturación compleja que un equipo de cuatro psicólogos no abrirá nunca, y a cambio imponen una configuración que se come semanas. Freud está en el otro extremo: multiusuario, gratuito y montable en una tarde.
Quién es quién dentro del gabinete
Los cuatro perfiles que aparecen en casi cualquier equipo de dos a seis personas, y lo que cada uno necesita ver realmente para hacer su trabajo.
El profesional que atiende
Necesita su agenda, sus pacientes, sus notas de sesión y sus cobros. No necesita, por defecto, la historia clínica de los pacientes que atiende otra persona del equipo. Es el perfil mayoritario del gabinete y el que define cómo debe configurarse todo lo demás.
El titular o coordinador
Suele ser quien monta el gabinete y quien responde ante el paciente y ante la administración. Necesita la vista conjunta de agendas y la visión económica del centro para planificar ocupación, decidir horarios y cerrar el mes. Es también quien da de alta y de baja a los colaboradores.
Quien coge el teléfono
En un gabinete pequeño rara vez hay recepción dedicada: lo hace el titular, un colaborador o alguien a media jornada. Esa persona necesita reservar, mover y cancelar citas y ver datos de contacto, pero no tiene ningún motivo para entrar en el contenido clínico de las sesiones.
El colaborador externo
El psicólogo que pasa consulta dos tardes por semana, factura por su cuenta y atiende también en otro sitio. Necesita autonomía sobre sus pacientes y sus cobros, y el gabinete necesita que su actividad quede registrada en el centro y no solo en su libreta.
El secreto profesional también se aplica entre compañeros
Es la conversación que más se evita al montar un gabinete, y la que más problemas ahorra tenerla pronto. Compartir local, marca y agenda no convierte a los pacientes en pacientes del equipo. Cada proceso terapéutico tiene un profesional responsable, y el deber de secreto de ese profesional también opera hacia adentro: un compañero de gabinete no es un destinatario legítimo de la información clínica solo por trabajar en la puerta de al lado.
El criterio práctico es el de necesidad de conocer. Quien participa en la atención de un paciente accede a lo que necesita para atenderlo; quien no participa, no accede. Cuando hay una derivación interna real, lo correcto es informar al paciente de qué información va a trasladarse al nuevo profesional y trasladar lo pertinente, no la historia completa por defecto. Y conviene dejarlo por escrito antes de que surja el primer caso incómodo.
Aquí el software puede ayudar de dos maneras concretas: que cada profesional entre con sus propias credenciales en lugar de compartir una cuenta común —el fallo de seguridad más extendido en gabinetes pequeños—, y que el acceso a las historias esté ligado a un rol y no a la costumbre de que todo el mundo lo ve todo. Freud trabaja con usuarios y roles diferenciados incluidos sin coste. Lo que no ofrece es un control de permisos campo a campo: si tu gabinete necesita ese nivel de granularidad, conviene mirar una suite clínica madura.
Los seis choques típicos de un gabinete y dónde se resuelven
Situaciones que solo aparecen cuando hay más de un profesional trabajando en el mismo sitio, con la solución realista en cada caso.
| Situación | Qué falla normalmente | Cómo se resuelve con Freud |
|---|---|---|
| Dos citas a la misma hora | Cada profesional lleva su calendario y nadie ve el conjunto | Agendas independientes por profesional visibles en una misma vista, con sincronización a Google Calendar para quien ya trabaja allí. |
| Dos profesionales, un despacho | El reparto de espacio vive en un grupo de WhatsApp | Se acota la franja de atención de cada profesional para que no se solapen. Freud no gestiona salas como recurso reservable; con varios espacios y mucha rotación, esa limitación importa. |
| Un paciente que ve a dos profesionales | Dos fichas paralelas que no se hablan | Una única ficha de paciente en el centro, con las sesiones de cada profesional registradas dentro y las métricas de evolución en el mismo sitio. |
| Derivación interna | Se hace de palabra en el pasillo y no queda rastro | El traspaso queda documentado en la historia del paciente, con lo que se sabe qué se compartió, cuándo y con quién. |
| Cierre de mes con colaboradores | Cada uno lleva su cuenta y los números no cuadran | Los cobros y las facturas quedan registrados por sesión y por profesional, y se exportan para calcular el reparto según el acuerdo de cada colaborador. |
| Alguien deja el gabinete | Se va con su cuaderno y el histórico desaparece | Al desactivar su usuario, las sesiones, notas y facturas ya registradas siguen en la ficha del paciente y en el centro. |
Freud está orientado a consulta individual y equipos pequeños. Las limitaciones se señalan a propósito: un gabinete grande con recepción dedicada y varias especialidades tiene necesidades distintas.
El paciente compartido, el caso que más lía las cosas
Pasa más de lo que parece: una persona empieza terapia individual con una profesional del gabinete y meses después entra en terapia de pareja con otro. O un adolescente al que atiende una compañera mientras sus padres tienen sesiones de orientación con otro colega. En una carpeta por profesional, ese paciente se convierte en dos expedientes que no se comunican, y la información importante acaba viviendo en la memoria de quien estuvo en las dos conversaciones.
Con una ficha única de paciente, cada profesional registra sus sesiones dentro del mismo expediente y el centro conserva una historia coherente. Eso resuelve el problema documental, pero no resuelve el clínico ni el ético, que siguen requiriendo criterio: hay que acordar de antemano qué se comparte entre los dos procesos, informar al paciente de ello y no dar por hecho que compartir gabinete equivale a compartir información.
La regla se fija al abrir el segundo proceso, no cuando aparece el conflicto: basta con dejar escrito en la historia qué se acordó con el paciente sobre el flujo de información entre profesionales.
Alta y baja de un colaborador sin perder el histórico
El movimiento que más veces sale mal en un gabinete pequeño, resuelto en cuatro pasos.
Alta con usuario propio, nunca compartido
Cada profesional entra con sus credenciales. Compartir una cuenta común entre todo el gabinete rompe la trazabilidad y hace imposible saber quién accedió a qué, que es justo lo que te van a preguntar si algún día hay un problema.
Define su agenda y su franja de atención
Horario, duración de sesión y días de presencia. Si el espacio físico es limitado, ahí es donde se evita que dos personas coincidan en el mismo despacho, acotando franjas en lugar de reservando salas.
Acuerda por escrito el reparto y el acceso
Porcentaje o cuota fija, quién factura a quién, y qué pacientes puede ver. Es una conversación de cinco minutos al principio y una discusión de horas si se deja para el final.
En la baja, desactiva el usuario y conserva el registro
El acceso se corta, pero las sesiones, notas y facturas ya registradas permanecen en la ficha de cada paciente. El deber de conservación de la documentación clínica sigue siendo del centro o del profesional responsable, no del colaborador que se va, así que asegúrate de que nadie se marcha con la única copia.
Repartir ingresos cuando cada colaborador tiene su acuerdo
Casi ningún gabinete pequeño reparte igual con todo el mundo. Suele haber un titular que asume el alquiler, alguien que paga un porcentaje por sesión atendida, alguien con cuota fija mensual por el uso del despacho y algún colaborador que factura directamente al paciente y liquida aparte. Ese mosaico es normal, y es también la razón por la que los cierres de mes se hacen a mano en una hoja de cálculo que nadie termina de fiarse.
Freud no automatiza la liquidación entre colaboradores: no calcula porcentajes ni emite liquidaciones internas. Lo que hace es quitarte el problema de origen, que casi nunca es el cálculo sino el dato. Cada cobro queda registrado junto a su sesión, con su fecha y su profesional, y esa información se puede exportar. Aplicar el porcentaje acordado sobre una lista fiable es cuestión de minutos; reconstruir qué se cobró en marzo a partir de tres cuadernos y un Bizum es lo que se lleva la tarde.
Si necesitas liquidaciones automáticas, comisiones escalonadas o facturación a aseguradoras, has crecido más allá del terreno de Freud y toca mirar una herramienta de gestión de clínicas.
Cuándo Freud no es la respuesta
Freud está pensado para consulta individual y equipos pequeños, y decirlo importa más que ganar un usuario. Si tu centro combina psicología con fisioterapia, nutrición o logopedia, si tienes recepción dedicada coordinando salas y muchas agendas, si trabajas con aseguradoras o si necesitas permisos muy granulares por historia, una suite clínica madura te servirá mejor. Lo desarrollamos en la comparativa entre Freud y Clinic Cloud.
Lo que cuesta montarlo, y lo que cuesta mantenerlo
Un gabinete de cuatro personas que contrata software de pago por usuario acaba pagando cuatro cuotas, y eso empuja a un atajo previsible: compartir una cuenta entre todos para no multiplicar el coste. Es el peor resultado posible, porque destruye la trazabilidad justo en el sitio donde más falta hace, que es el acceso a historias clínicas de un equipo.
En Freud los usuarios no se pagan porque nada se paga. El producto es gratuito por completo: todas las funciones, sin límite de pacientes, citas, notas ni cuentas, sin tarjeta y sin permanencia. Esto elimina de raíz el incentivo a compartir credenciales y hace que dar de alta a un colaborador que viene dos tardes por semana no tenga que discutirse.
En cuanto al mantenimiento, funciona en el navegador desde cualquier dispositivo, con cifrado AES-256 y copias de seguridad: no hay servidor propio que administrar ni instalaciones por equipo. Producto y soporte están en español, y la curva de aprendizaje corta importa en un gabinete con gente entrando y saliendo, porque cada persona nueva se lleva tiempo del titular.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos profesionales puede tener un gabinete en Freud?
No hay límite de usuarios ni coste por cuenta, así que técnicamente puedes dar de alta a los que necesites. Ahora bien, el producto está diseñado para consulta individual y equipos pequeños, del orden de dos a seis profesionales. A partir de ahí empiezan a pesar cosas que Freud no cubre, como la gestión de salas o los permisos muy granulares.
¿Puede cada psicólogo tener su propia agenda y verlas todas juntas?
Sí. Cada profesional gestiona su agenda con sus horarios y su duración de sesión, y existe una vista conjunta para coordinar el gabinete y detectar solapamientos antes de que ocurran. Quien ya trabaje con Google Calendar puede sincronizarlo, con lo que no tiene que llevar dos calendarios en paralelo. La reserva online se puede abrir para que los pacientes elijan hueco directamente.
¿Pueden mis compañeros de gabinete ver las historias clínicas de mis pacientes?
Depende de cómo configures los roles, y la respuesta por defecto debería ser que no. El secreto profesional opera también dentro del equipo: quien no participa en la atención de un paciente no tiene un motivo legítimo para leer su historia. Freud diferencia usuarios y roles, aunque no ofrece permisos campo a campo. Acordad el criterio por escrito antes de dar de alta al primer colaborador.
¿Cómo se gestiona un paciente que ve a dos profesionales del centro?
Con una única ficha de paciente en la que cada profesional registra sus propias sesiones y notas, de modo que el centro conserva una historia coherente en lugar de dos expedientes paralelos. La parte que el software no resuelve es la clínica: hay que acordar con el paciente qué información fluye entre los dos procesos, informarle de ello y dejarlo anotado en la historia.
¿Freud gestiona la reserva de salas o despachos?
No. No hay un módulo de salas como recurso reservable, y preferimos decirlo antes de que lo descubras la primera semana. En gabinetes pequeños el problema suele resolverse acotando la franja horaria de cada profesional para que no coincidan en el mismo espacio. Si tu centro tiene varios despachos con mucha rotación, necesitas una herramienta que gestione salas explícitamente.
¿Qué pasa con los pacientes si un colaborador deja el gabinete?
Al desactivar su usuario se corta el acceso, pero las sesiones, notas y facturas ya registradas siguen en la ficha de cada paciente y en el centro. Esa es la razón principal para no dejar que cada profesional lleve sus casos en su cuaderno o en su portátil: el deber de conservar la documentación clínica no desaparece porque alguien cambie de trabajo, y perder el histórico no es solo un inconveniente.
¿Sirve Freud para un centro con varias especialidades sanitarias?
No es su caso de uso. Freud está construido alrededor del proceso psicológico, no de un modelo clínico general con episodios de varias disciplinas. Si combinas psicología con fisioterapia, nutrición o logopedia, o si necesitas facturación a aseguradoras, una suite de gestión de clínicas encaja mejor. La comparativa entre Freud y Clinic Cloud desarrolla dónde está exactamente esa frontera.
¿Cuánto cuesta para un equipo de cuatro psicólogos?
Cero. Freud es gratuito por completo, sin coste por usuario, sin límite de pacientes, citas ni notas, sin tarjeta de crédito y sin permanencia. Que los usuarios no se paguen tiene un efecto práctico importante en un gabinete: desaparece la tentación de compartir una sola cuenta entre todo el equipo, que es el atajo que arruina la trazabilidad del acceso a las historias clínicas.
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